Zasady przetwarzania danych osobowych
przez Polski Związek Hodowców Koni w Warszawie

1. W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie przepisami w zakresie ochrony danych osobowych, w tym w szczególności z przepisami RODO i przewidzianymi w nich zasadami.
2. W przypadku braku zastrzeżeń przeciwnych lub przedstawienia Udostępniającemu odrębnych zasad przetwarzania danych osobowych zastosowanie znajdują zasady wynikające z niniejszego Regulaminu.
3. Administrator:
   1. zapewnia przejrzystość przetwarzania danych osobowych;
   2. informuje o przetwarzaniu danych, w szczególności o celu i podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych, chyba że na podstawie odrębnych przepisów nie jest do tego zobowiązany;
   3. zapewnia zbieranie danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane były tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne;
   4. zapewnia bezpieczeństwo i poufność danych oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu Udostępniającym.

1. Dane będą przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a – e RODO w celu działalności statutowej Polskiego Związku Hodowców Koni, w zakresie czynności wykonywanych na podstawie przepisów ustawy z dnia 4 listopada 2022 r. w zakresie identyfikacji koniowatych oraz ustawy z dnia 10 grudnia 2020 r. o organizacji hodowli i rozrodzie zwierząt gospodarskich.
2. W przypadku korzystania ze sklepu internetowego Administratora warunkiem dokonania zakupu jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych.
3. W przypadku uczestnictwa w imprezach organizowanych przez Administratora fakt uczestnictwa jest związany z akceptacją zasad przetwarzania danych osobowych.
4. W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z zawartą z nadawcą umową lub świadczonymi usługami, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.
5. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest również prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością.
6. Administrator przetwarza wyłącznie dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom uprawnionym.
7. W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania Danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością.
8. W przypadku zbierania danych dla celów związanych z zawarciem lub wykonaniem konkretnej umowy lub czynności, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych w momencie zawierania umowy lub w momencie pozyskania danych osobowych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne w celu podjęcia przez Administratora działań na żądanie Udostępniającego, przed zawarciem umowy. Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla realizacji zakładanych celów. Podstawą prawną w takim wypadku jest niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
9. W przypadku zbierania danych dla celów związanych z publikacjami (zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej) przygotowanymi przez Administratora, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych w momencie wyrażenia woli Udostępniającego na ujawnienie jego danych. Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla ww. celów. Podstawą prawną w takim wypadku jest niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

1. W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, dane osobowe mogą być ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu, podmiotom świadczącym usługi księgowe, operatorom pocztowym, kurierom i innym podmiotom, które Administrator uzna za uprawione i zobowiązane do przetwarzania danych osobowych w związku z czynnościami, które stanowiły podstawę do udostępnienia danych osobowych przez Udostępniającego. W takim przypadku ujawnienie danych odbywa się z uwzględnieniem celu, w jakim dane zostały zebrane.
2. Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Podmiotu danych właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
3. Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

1. Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do czasu jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania.
2. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

1. Udostępniającemu przysługują następujące prawa:
   1. prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie Administrator przekazuje osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych osobowych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie usunięcia danych;
   2. prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych osobowych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie;
   3. prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
   4. prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
   5. prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na danych osobowych z wyjątkiem operacji, na które wyraził zgodę Udostępniający – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
   6. prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą – Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer;
   7. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – Udostępniający może w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – przetwarzaniu danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora; sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
   8. prawo wycofania zgody – jeśli dane osobowe przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, Udostępniający ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
   9. prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych;
   10. prawo do złożenia skargi do organu nadzorującego przetwarzanie danych osobowych.

1. Żądanie dotyczące realizacji praw Udostępniającego można złożyć w formie pisemnej na adres korespondencyjny Administratora lub adres e-mail: mail_sekretariat.
2. Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować odmową realizacji żądania.
3. Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika.
4. Odpowiedź na zgłoszenie zostanie udzielona w ciągu 30 dni od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator poinformuje wnioskodawcę o przyczynach tego działania i okresie, w którym żądanie zostanie zrealizowane.
5. Odpowiedzi na żądanie Administrator udziela w tej samej formie, w jakiej zostało skierowane do Administratora, chyba, że wnioskodawca zażądał udzielenia odpowiedzi w innej formie. W przypadku, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia Administratorowi udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych osobowych wnioskodawcy przetwarzanych przez Administratora umożliwia kontakt drogą elektroniczną, Administrator udziela odpowiedzi drogą elektroniczną.
6. Administrator przechowuje informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń podmiotów danych

Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres korespondencyjny oraz adres e-mail: mail_sekretariat.

1. W celu zapewnienia integralności i poufności danych Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania.
2. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.
3. Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.
4. Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych osobowych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa.